Как автоматизировать домашнюю бухгалтерию

Многие из нас попадали в ситуацию, когда до зарплаты осталось ждать несколько дней, а деньги уже кончились. Почему так происходит? Возможно, в течение месяца человек нерационально распоряжался своими средствами, и поэтому их не хватило.

Чтобы не выйти за рамки бюджета, специалисты советуют вести домашнюю бухгалтерию: систематически записывать свои доходы и расходы (на что конкретно тратятся деньги).

В этой статье мы расскажем:

  • что дает домашний бюджет;
  • как вести личную бухгалтерию без затрат времени и сил;
  • какие преимущества получают пользователи специализированных мобильных приложений;
  • какие риски таят в себе новые технологии.

Что дает человеку ведение бюджета

Если гражданин записывает свои траты, то в конце месяца он может посмотреть, сколько средств у него ушло на покупку продуктов питания, бытовой химии, одежды, лекарств, оплату коммунальных услуг, транспорта, связи, кредитов. Эти расходы относятся к категории обязательных. Их снижение приводит к понижению уровня жизни.

Также станет известно, сколько человек потратил денег на посещение кафе, развлекательных мероприятий, покупку «вкусняшек», «навороченных» телефонов, «вредные привычки» (алкоголь и сигареты) и т. д.

Запись трат и ведение бюджета покажут, какую сумму и на чем именно можно сэкономить, если не хватает денег до зарплаты. Также становится очевидным порог трат, ниже которого человек не может опуститься. Если заработок гражданина оказывается меньше этого уровня, то ему нужно искать дополнительный источник дохода.

семейный бюджет

Почему люди редко ведут семейный бюджет

В течение дня человек совершает много трат (посещает несколько магазинов, оплачивает поездки на транспорте, заправку автомобиля, покупает кофе или мороженое по дороге и т д.). Если расчет идет наличными, то для записей расходов необходимо собирать чеки.

Кстати, например, японцы так и делают. В этой высокотехнологичной стране люди до сих пор предпочитают рассчитываться наличными. Но в японских семьях популярна система ведения бюджета Kobebo, которой уже более 100 лет. Она представляет собой специальную тетрадку, в которую люди скрупулезно записывают свои расходы. Такую тетрадку можно купить в любом книжном магазине. Контролируя расходы по системе Kobebo, японцы умудряются откладывать на будущее около 20-25% от своей зарплаты.

У россиян подобной традиции нет. 75% наших сограждан не ведут личный бюджет. А половина из тех людей, которые записывают траты, делают это по старинке — на листке бумаги.

Собирать все чеки и делать ежедневные записи в блокнот или Exel — занятие очень нудное и утомительное. Часть данных при этом может потеряться. Под вечер у человека может не остаться времени и сил, чтобы делать записи.

Если фиксировать только часть расходов, а оставшиеся деньги тратить неизвестно куда, то записи результата не принесут. Поэтому из-за возникших сложностей большая часть людей прекращает вести бюджет уже через несколько недель после того, как приняла такое решение.

Как автоматизировать ведение домашней бухгалтерии

Мобильные приложения банков

Современные технологии оплаты и анализа данных позволяют существенно упростить ведение семейного бюджета. Так, если платить за покупки пластиковой картой, то в мобильном приложении банка можно увидеть примерную структуру месячных трат. По коду платежа банк отнесет транзакцию к той или иной рубрике (супермаркеты, дом, транспорт, путешествия, кафе и т. д.). И сохранит всю историю операций примерно за год.

Однако люди, которые пытаются контролировать свои расходы при помощи банковских приложений, отмечают и некоторые недостатки этих программ. Например, они не могут учитываться траты, совершенные:

  • за наличный расчет;
  • по карте другого банка;
  • супругой или супругом пользователя.

как вести домашнюю бухгалтерию

Банковское приложение жестко прикрепляет платеж к определенной категории, и у человека нет возможности корректировать информацию. По этой причине:

  • оплата займа по кредитной карточке может быть зафиксирована как обычный перевод денег на другой счет;
  • покупка средств для стирки в супермаркете внесена в категорию «Продукты»;
  • поездки на общественном транспорте засчитаны как «Путешествия».

Такие мелкие нестыковки в конечном итоге искажают общую картину трат. Кроме того, большинство банковских приложений лишь фиксируют совершенные расходы. Планирование бюджета в их функцию не входит.

Специализированные приложения для ведения бюджета

Исправить эти недостатки можно, если пользоваться специальными программами. Например, автор этой статьи использует программу «Дзен-мани». Данное приложение для смартфонов на iOS можно скачать с App Store, на Android — с Play Маркет. Есть также особая версия приложения для ПК.

Эту специальную программу для ведения бюджета можно синхронизироваться с мобильными приложениями разных банков. Платежи, совершенные по различным картам и с разных счетов, сразу будут попадать в программу. Некоторые банки передают данные в приложение раз в 20 минут, некоторые — раз в сутки. Пользователь также может провести синхронизацию вручную в любое удобное для него время.

При установке «Дзен-мани» в программу можно загрузить транзакции за прошлые периоды. Данные возможно получить хоть за весь прошедший год. Но для анализа трат достаточно будет операций, совершенных за последние 3 месяца.

приложения для домашней бухгалтерии

Кстати, другие аналогичные программы для ведения бюджета берут информацию о транзакциях из смс-сообщений, которые присылают банки. Но для автора этой статьи такая технология не удобна. Дело в том, что, например, Сбербанк уведомляет меня о движении средств по счету через puch-сообщения. Смс от этого банка приходят только в том случае, если нет связи с интернет. В другом банке я сам отключил смс и подключил puch-уведомления (чтобы звук приходящих сообщений не отвлекал меня от важных мыслей).

После установки программы и проведения синхронизации все совершенные человеком платежи попадают в нее автоматически. Пользователю остается лишь проверить, в правильную ли категорию разносятся транзакции. Иногда программа делает ошибки. Например, покупки в двух крупных сетях почему-то распознает как траты на «Образование». Но пользователь может сам поменять установленную категорию на ту, какая ему нужна. Также есть возможность добавлять к имеющимся категориям дополнительные в неограниченном количестве.

Одну совершенную платежную операцию в программе можно разделить на несколько. Эта функция может быть полезной в тех случаях, когда, например, в супермаркете покупаются товары из разных категорий (продукты и товары для дома).

В «Дзен-мани» есть возможность отсканировать QR-код чека. После этого можно будет посмотреть, какие именно товары были куплены в том или ином магазине. Однако эта опция работает не всегда. Иногда программа пишет, что чек в базе ФНС не найден.

К тратам, которые были сделаны безналичным способом, можно вручную добавить покупки, которые были совершены за наличные. Но чем меньше их будет, тем удобнее вести бюджет.

Таким образом в течение месяца копится информация о том, сколько денег в каких категориях было потрачено. В конце периода пользователь сможет посмотреть, сколько средств и на что именно он израсходовал. В приложении хранится также вся история трат за предыдущие месяцы.

Впрочем, в «Дзен-мани» можно не только отслеживать свои траты, но и планировать бюджет на будущее. В программу можно заложить предполагаемый доход на следующий месяц. Будущие расходы можно планировать по каждой категории отдельно. Приложение подскажет, сколько денег было потрачено в данном сегменте в прошлом месяце или в среднем за 3 последних месяца. После заполнения всех данных программа сама суммирует общий запланированный расход.

В дальнейшем пользователь в режиме реального времени сможет отслеживать, сколько из запланированных денег он уже израсходовал, и сколько он еще может потратить, чтобы не выйти за рамки бюджета.

В результате у человека появится возможность спланировать бюджет на будущий месяц буквально за 10-15 минут. На отслеживание трат, совершенных за прошедший день, у него будет уходить 2-3 минуты. Время и силы на ведение домашней бухгалтерии станут расходоваться по минимуму.

Минусы мобильных приложений для ведения бюджета

Для того, чтобы создать у читателей полное впечатление о программах, которые помогают контролировать расходы, мы не можем умолчать об их недостатках.

Например, для синхронизации «Дзен-мани» с мобильными банками приходится вводить в приложении логины и пароли от них. Разработчики программы утверждают, что они не видят конфиденциальную информацию (данные передаются в зашифрованном виде). И поэтому они не могут похитить деньги своих клиентов.

Впрочем, после подключения синхронизации пароль для входа в мобильном банке можно будет поменять на новый. У автора статьи как у ИП уже есть опыт синхронизации стороннего бухгалтерского сервиса с банком. При этом на электронный сервис приходит информация о состоянии расчетного счета и движении по нему денег, но сами средства никто не похищает. Однако не предупредить читателей о потенциальных рисках таких приложений мы не можем.

Еще один недостаток «Дзен-мани» заключается в том, что программа является частично платной. Платежные операции по банковским картам в приложении фиксируются бесплатно. Однако все аналитические функции приложения («Расходы по категориям», «Бюджет») станут доступны только после покупки «Полного дзен». На год подписка на эти функции стоит 799 рублей, «навсегда» — 1 490 рублей.

pro-banking.ru
Рубрика: 
Интересные статьи о финансах и финансовой грамотности

Комментарии

Ограниченный HTML

  • Допустимые HTML-теги: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Строки и абзацы переносятся автоматически.
  • Адреса веб-страниц и email-адреса преобразовываются в ссылки автоматически.